Manager occupé ou productif ?

Occupé ou productif : tu sais vraiment lequel des deux tu es ?

Être occupé, ce n’est pas travailler.

Être occupé, c’est avoir l’air de travailler. Et la différence, ton équipe, ta famille et ta fatigue la connaissent très bien, même si ton agenda, lui, fait semblant de ne pas la voir.

Je croise beaucoup de managers qui me disent « je n’ai pas une minute à moi ». Ils le disent avec un mélange de fierté et d’épuisement. Fierté, parce qu’un agenda plein, ça donne le sentiment d’être utile, voire indispensable. Épuisement, parce que ce plein-là ne produit pas toujours grand-chose. Alors posons les deux portraits côte à côte, sans se fâcher, avec un peu d’humour.

Le manager occupé

Prenons Martin. Son agenda est blindé du lundi 8h au vendredi 18h. Les créneaux se touchent, parfois se chevauchent, et il déjeune devant son écran en répondant à un message pendant qu’il écoute une réunion d’une oreille.

Il est invité à tout. Il accepte tout. Et quand il n’est pas invité, il s’invite, des fois qu’une décision se prendrait sans lui. Il assiste donc à des réunions qui ne le concernent pas, où il ne dit presque rien, mais où il est présent. Ça rassure.

Le soir, il envoie ses mails à 22h30. Pas parce que c’est urgent, mais parce que c’est le seul moment où il a le calme pour les écrire. Pendant ses vacances, il « jette juste un œil » à sa messagerie. Un œil qui reste ouvert toute la semaine, et qui ramène un peu de bureau dans le sable.

Et puis il y a ce petit travers qu’on ne nomme jamais : Martin complique. Un sujet simple devient un sujet à trois réunions, quatre relectures et un point d’étape. Plus c’est compliqué, plus ça paraît sérieux, et plus ça justifie l’agenda plein. Le cercle est parfait.

Martin n’est pas paresseux, bien au contraire. Il travaille énormément. Mais si tu lui demandes en fin de semaine ce qu’il a réellement fait avancer, il met du temps à répondre.

Le manager productif

Prenons maintenant Pierre. Il a le même poste, la même charge, les mêmes objectifs un peu trop grands et les mêmes moyens un peu trop petits. Pourtant sa semaine ne ressemble pas à celle de Martine.

Pierre commence par savoir ce qui compte vraiment. Deux ou trois sujets qui, s’ils avancent, rendent la semaine réussie. Le reste est important, mais moins, ou bien pour quelqu’un d’autre. Cette hiérarchie, il la refait chaque lundi, en cinq minutes, sans application sophistiquée.

Il sait aussi dire non. Pas un non sec qui braque, plutôt un « je ne suis pas la bonne personne sur ce sujet, qui l’est ? » ou « envoie-moi le compte rendu, je te donne mon avis par écrit ». Il décline les réunions où il n’a rien à apporter ni rien à décider. Les gens ne lui en veulent pas. Ils comprennent même plutôt vite que quand Pierre vient, c’est utile.

Pierre délègue. Et ça, c’est le plus dur. Déléguer, ce n’est pas se débarrasser d’une corvée. C’est confier un sujet à quelqu’un en acceptant que ce soit fait un peu différemment de la façon dont on l’aurait fait soi-même. Pierre a fini par comprendre qu’un travail fait à 85 % par un autre vaut mieux qu’un travail parfait fait par lui à 23h. Mais souvent aussi, c’est l’autre qui est expert, encore plus que lui. Alors non seulement il économise sont temps mais il bénéficie d’une expertise qui fait la différence. Il s’est entouré de compétences variées !

Il organise sa semaine comme on rythme une respiration. Des plages de concentration, porte fermée ou notifications coupées, pour les sujets qui demandent de réfléchir. Des plages d’échanges, pour les questions de l’équipe, les points à deux, les décisions à prendre. Il ne mélange pas les deux, parce qu’on ne réfléchit pas bien en étant interrompu toutes les sept minutes.

Il sort marcher dix minutes quand un dossier l’agace. Il revient plus clair, souvent avec la solution qui n’était pas là avant. Il se garde aussi du vide dans son agenda, volontairement, parce que c’est dans ce vide-là que lui viennent les bonnes idées, celles qu’une réunion de plus n’aurait jamais fait naître.

Et quand il part en vacances, il part. Il a préparé son départ, il a désigné quelqu’un pour le relais, il a confiance. Il revient avec de l’énergie, pas avec une boîte mail de 400 messages et un air fatigué.

Pourquoi on choisit souvent d’être occupé

Je vais te dire quelque chose de franc : être occupé, c’est confortable.

C’est visible. Personne ne te reproche un agenda plein. Quand on te demande comment ça va, tu réponds « à fond », et on hoche la tête avec respect. C’est même un petit signe d’appartenance, comme si l’épuisement était une médaille.

Être productif, c’est plus exposant. Si tu dis non à une réunion, quelqu’un peut mal le prendre. Si tu laisses du vide dans ton agenda, on peut penser que tu n’as pas assez à faire. Si tu délègues, tu prends le risque que ça ne se passe pas comme prévu. Et il y a surtout cette petite voix, que beaucoup de managers connaissent bien : « si je ralentis, on va voir que je ne suis pas à la hauteur ».

Cette peur de ne pas être assez, assez forte, assez compétente, assez résistante, pousse à remplir. Remplir rassure. Mais ça ne répond pas à la vraie question, qui est : est-ce que ce que je fais sert à quelque chose ?

Il y a aussi un contexte qui n’aide pas. Quand la hiérarchie fixe des objectifs trop grands, sans donner les moyens qui vont avec, on compense par du temps. Plus d’heures, plus de réunions, plus de mails. On se dit que si on s’agite assez, ça finira bien par aboutir. C’est humain. Mais ça ne tient pas longtemps.

Ce que ça coûte vraiment

Un manager occupé coûte cher, surtout à ceux qui l’entourent.

À son équipe d’abord. Quand Martin est sans cesse sollicité, il n’est jamais vraiment disponible. Ses collaborateurs attendent une validation, une réponse, une décision, et finissent par se désengager ou par contourner. Il se plaint ensuite que l’équipe n’est pas assez autonome, alors qu’il n’a jamais laissé la place pour qu’elle le devienne.

À sa famille ensuite. Les mails du soir, les week-ends qui débordent, l’esprit ailleurs au dîner. Les enfants et sa partenaire ne l’expriment pas toujours, mais ils le sentent. Et la culpabilité qui s’installe finit par nourrir la fatigue.

À lui-même enfin. Un cerveau qui n’a jamais de pause prend de moins bonnes décisions, s’irrite plus vite, perd en créativité. C’est un peu comme conduire en regardant le rétroviseur : tu avances, mais tu ne vois pas où tu vas.

Par où commencer pour passer de Martin à Pierre

Pas besoin de tout changer d’un coup. Ça se joue à petits pas, et toujours avec un peu de lucidité sur soi.

Commence par regarder ton agenda de la semaine passée et demande-toi, réunion par réunion, ce qu’elle a produit. Pas ce qu’elle t’a coûté en temps, ce qu’elle a produit. Tu seras peut-être surpris.

Teste ensuite un non. Un seul, sur une réunion où tu es là par habitude. Où tu n’as pas de réelle valeur ajoutée. Observe ce qui se passe. Généralement, rien de grave. Le monde continue de tourner.

Choisis un sujet à confier à quelqu’un, un vrai, avec un cadre clair et la liberté de le faire à sa façon. Et accepte que ce ne soit pas exactement comme toi.

Bloque ensuite une plage de concentration, deux heures par exemple, et protège-la comme un rendez-vous chez le médecin. Coupe les notifications. Le monde peut attendre deux heures.

Offre-toi enfin ces dix minutes de marche, de pause, de vide. Ce n’est pas du temps perdu, c’est du temps qui prépare la suite.

Tout ça, c’est facile à écrire et plus difficile à vivre quand on est dans le feu de l’action, avec une équipe qui compte sur nous et une hiérarchie qui en veut toujours plus. C’est normal. Ce n’est pas un manque de volonté, c’est qu’on est rarement formé à ça. On nous apprend à faire plus, très peu à faire mieux.

Un agenda plein dit que tu es sollicité. Il ne dit pas que tu es efficace. Et la vraie question, celle qui change une semaine, c’est celle que Pierre se pose chaque lundi : qu’est-ce qui, cette semaine, mérite vraiment mon énergie ?

Si tu te reconnais un peu dans Martin, et que tu as envie d’en parler, écris-moi.  On regarde ensemble, simplement, sans jugement.

Si tu te poses des questions, c’est que tu as déjà fait la moitié du chemin. Ce serait dommage de t’arrêter là !