Tu es freelance et tu veux apprendre à manager tes prestataires ?

Tu es freelance et tu veux apprendre à manager tes prestataires ? Tu as raison ! C’est une très bonne chose. Tu vas voir que c’est très important et pas si compliqué. Je dirais même que c’est simple, avec la bonne méthode. Et c’est cette méthode que je vais te partager dans cet article.

1. Définir ton équipe

Tu viens de me dire que tu es freelance et je te parle d’équipe ? Oui. Bien sûr que tu as une équipe. Tu as des interlocuteurs. Tu as peut-être un comptable ? Tu utilises les services d’une agence de communication ? Tu fais appel à un photographe de temps en temps ? Tu as divers abonnements pour gérer ton site, ta messagerie, tes visuels, etc. Tu as une équipe. Paulette, Vincent, Amed, Lilya, etc. Chacun est prestataire et te délivre une prestation.

Ton équipe à toi elle n’est pas fixe 😀, mais les règles sont les mêmes.

Si tu fais appel à eux c’est, soit qu’ils savent faire quelque chose dont tu as besoin et que tu ne sais pas faire, soit tu sais faire mais tu n’as pas le temps de faire. OK ?

2. Fixer des objectifs

Prenons un exemple : si tu travailles avec Paulette (ta prestataire) c’est parce qu’elle a su te convaincre, qu’elle a un bon service, que son prix est OK mais surtout parce qu’elle est COMPÉTENTE. Ça veut dire que tu as vérifié, tu t’es renseigné, tu as comparé, et tu valides qu’elle est capable de faire ce dont tu as besoin. 

C’est pas juste qu’elle est sympa. 

C’est pas non plus parce que c’est la copine de Martin, le frère de ton Jules, et qu’elle a du temps, ou pas de boulot… OK ?

Elle est compétente dans son domaine, OK.

Attention, elle n’est sans doute pas compétente dans TON domaine ! Là c’est à toi de veiller à ce que ce qu’elle te propose colle vraiment bien à ton besoin. Et c’est là aussi que ça se complique ! Tu n’es pas compétente dans son domaine, elle ne l’est pas dans le tien. 

Tu dois lui donner un cahier des charges, lui dire le plus exactement possible ce dont tu as besoin. Et n’hésite pas à faire plein d’aller retour !  Elle doit te dire ce qu’elle est en mesure de faire de façon précise et si possible elle te montrera des exemples.

Ce cahier des charges c’est ce que tu attends !! C’est l’OBJECTIF que tu lui fixes ! 

3. Objectif SMART

L’objectif, il est forcément SMART, sinon ça marche pas. 

Spécifique

C’est ce que doit te livrer Paulette. 

Mesurable

la taille, le nombre de mots, de pages, de photos, etc. Attention ! C’est avec ça que tu verras si elle tient ses promesses ! Si tu n’as pas fixé d’indicateur au début c’est compliqué de suivre et de repérer les bugs.

Ambitieux

certains diront Atteignable… moi non 😁Je dis Ambitieux, si c’est pour faire comme hier, c’est pas très engageant. 

Réaliste

c’est OK, pas de soucis d’approvisionnement, d’aliens qui interfèrent, bref, ça va aller. 

Temporel

le délais !!!! OUI !  Il est donné par avance. Et il colle avec tout le reste. Ce n’est pas quand Paulette a le temps. Ou alors elle te fait vraiment un bon prix .😉

4. Deux styles différents de management – Délégatif et participatif

Tu as ton objectif SMART. Mais c’est pas tout. 

Si Paulette est complètement compétente et suit ton affaire avec attention, elle est engagée, ça va rouler tout seul. Tu peux déléguer tranquillement, mais ça veut pas dire que tu lâches l’affaire, hein ? Tu contrôles régulièrement. C’est l’occasion de féliciter Paulette, et c’est rapide. Et hop, c’est un premier style de management. Le management délégatif.

Si Paulette montre des velléités de faire un peu autrement (elle connaît ton secteur, c’est pas la première fois qu’elle travaille avec une beauté comme toi, …) elle est compétente, c’est quand même ton business, c’est à toi de canaliser sa créativité en fonction de ton besoin, OK ? Tu vas prendre ses idées mais à la fin c’est toi qui décides, parce que c’est toi qui paies. C’est facile, hein ? C’est ce qu’on appelle le management participatif. Et hop, le second style de management. 

Si Paulette fait des bourdes, ne respecte pas le délai parce qu’elle fait des bourdes et il faut qu’elle recommence, etc… Galère. Si tu as le temps tu lui redonnes le modèle, livrable, à te livrer. Attention, tu as sans doute mal évalué la compétence de Paulette. 

C’est la dernière fois que tu travailles avec elle. 

Si, à l’avance, tu sais que Paulette n’est pas compétente tu ne fais pas affaire avec elle. On est d’accord. Mais parfois tu peux te tromper. Ça arrive aux meilleurs ! Là, tu finis au plus vite. Même avant la fin si possible. C’est pour ça que tu ne payes pas tout au début. OK ?

5. Les deux autre styles de management –

Alors là c’est plutôt pour un stagiaire. Je t’explique.

Tu as accepté de prendre Caroline en stage. Tu te dis que c’est une bonne idée, elle va t’aider.
Sauf que Caroline c’est un piupiu qui sort tout juste de sa coquille. Zéro expérience. Tu sais, et tu acceptes, que niveau compétences c’est limité.

Pas de panique. Tu commences par lui donner des tâches simples (à la mesure de ce que tu penses qu’elle peut faire) et tu évalues au fur et à mesure. C’est comme Mar…ton, tu sais, les recettes ! Tu donnes des directives ! C’est le management directif et c’est pas horrible. C’est merveilleux quand on débute. Souviens toi, la première fois que tu as fait un moelleux au chocolat ? Tu as apprécié d’avoir des directives précises ? Oui ! Grâce à elles tu as réussi. Tu fais pareil.

Et puis, peu à peu, Caroline va être plus au fait, poser des questions (c’est à ça que tu mesures son intérêt, OK ?) et vouloir en faire plus. Là tu vas mettre ta casquette de professeur. Tu montres, tu expliques, tu démontres. Tu fais faire, tu observes, corriges et fais refaire. C’est merveilleux, tu transmets ton savoir ! C’est un peu chronophage. OK. Mais si Caroline est avec toi pendant quelques semaines, ça vaut vraiment la peine.
Là on parle de management persuasif.

6. En synthèse

Tu vas évaluer la compétence et l’engagement. Si tu as le combo gagnant : Compétence + Engagement, tu vas utiliser le management délégatif. Attention, ça ne veut pas dire que tu lâches tout !! Tu vas contrôler régulièrement.

Si l’engagement est plutôt du style, « Ok, mais je connais une autre façon. J’ai envie d’essayer X ou Y méthode. » Tu vérifies, tu discutes, tu demandes des preuves et arguments, et tu négocies. C’est le management participatif.

Piupiu tombe tu nid, ni compétence, ni engagement (pour une tâche donnée, hein ?) et hop, directives.

Et dès que les questions apparaîssent, tu passes au persuasif.

Tu vois, c’est simple.

Conclusion

Les questions à te poser sont la compétence et l’engagement. Bien sûr, dans ton équipe de prestataires, on imagine qu’ils sont tous engagés… En vrai ce n’est pas toujours le cas. Ne tombe pas dans la naïveté. Tu job c’est de faire avancer TES affaires. Si un prestataire ne fait pas l’affaire, il y en a 1000 qui attendent.

Demande des références, ne paies pas tout dès le début, demande des rendez-vous de suivi si besoin. Selon l’ampleur du chantier, sa compléxité et sa durée, tu vois que tu dois rester en éveil et vérifier.
Tu vas réussir. Tu sais comment je le sais ? Tu arrives à la fin de l’article parce que tu as ENVIE d’apprendre et de faire bien les choses. Et pour ça je te félicite.
Si tu as des questions, je suis là, juste de l’autre côté. Fais moi signe !