Optimise ta journée : Conseils pour managers efficaces

Introduction

Être manager aujourd’hui, c’est souvent avoir la sensation de courir un marathon… avec des interruptions toutes les 3 minutes. Tu dois développer des trésors d’ingéniosité pour aller au bout d’une tâche, d’une conversation, d’un dossier.

Les imprévus rythment tes journées.

Un collaborateur te sollicite.
Un mail « urgent » tombe.
Une réunion déborde.

Ou bien : une machine tombe en panne, Martine (ta collaboratrice) est malade, la livraison de matière première est retardée, …

Et à 18h, tu réalises que tu n’as pas fait tout ce que tu avais prévu.

Le résultat ? De la frustration, de la dispersion, de la fatigue cognitive. Beaucoup d’insatisfaction.

La vérité ?
Ce n’est pas (toujours) un problème d’organisation.
C’est (souvent) un problème de structure mentale et décisionnelle.

1. Pourquoi ta journée dérape (et ce n’est pas ta faute)

Le cerveau humain n’est pas fait pour gérer :

• des interruptions constantes
• des priorités mouvantes
• des décisions en continu

Selon les travaux de Roy Baumeister (fatigue décisionnelle), plus tu prends de décisions, plus la qualité des décisions que tu prends chute. Et en fin de journée ça devient problématique.

Et devine quoi ?
Un manager prend plus de 200 décisions par jour.

2. Les 3 rôles du manager à structurer absolument

Un manager efficace ne travaille pas “en flux tendu”.

Si tu veux conserver ton efficacité je te propose de diviser ta journée en 3 blocs :

✅ 1. Le pilotage (stratégique)

C’est un bloc indispensable. C’est celui qui te fait passer d’exécutant à pilote. C’est ce bloc de temps durant lequel tu vas travailler sur :

• Priorités
• Vision
• Décisions importantes

À faire le matin (cerveau frais) si tu es du matin, évidemment.

Attention ! Ne positionne pas ces blocs n’importe quand.

Le lundi matin, pas très judicieux. Tu devras plutôt résorber les nouveautés du weekend. Le lundi en deuxième partie d’après midi, c’est souvent plus adapté.

Le vendredi après midi c’est top pour faire le bilan de ta semaine et préparer la suivante.

A toi de voir, mais au moins 2 créneaux par semaine, d’une heure chacun, c’est vraiment un minimum.

Vise 3 x 1h30 par semaine.

✅ 2. Le management (relationnel)

Evidemment, tu es en relation avec tes équipes. Donc tu as des points, des réunions, des entretiens, réguliers + préparés ! Ces temps peuvent parfois sembler une perte de temps. Si c’est le cas c’est que tu n’as pas vraiment préparé ou que tu prévois trop de temps par réunion ou par entretien. Tu pourrais avoir un créneau par semaine rien que pour préparer :

• Points équipe
• Feedbacks
• Arbitrages humains

Et faire en sorte que chaque rencontre soit riche et fasse vraiment avancer les choses.

✅ 3. L’opérationnel (exécution)

Tu as intérêt à réserver du temps tous les jours pour ces différents points :

• Mails
• Suivi
• Tâches techniques

Attention ! Si tu ne prévois pas un temps limité, ces tâches risquent bien d’occuper tout ton temps ! C’est la loi de Parkinson. Elle dit que :

 « Tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible »… Par exemple : pose des créneaux de 20′, un le matin, un l’après midi, pour les mails.

3. La structure idéale d’une journée manager

Matin (haute énergie)

• 1 à 2h de travail stratégique
• Sans interruption – utilise le mode « concentration » sur ton ordinateur, mets tes notifications sur silencieux, ferme la porte de ton bureau ! Préviens que tu n’es pas joignable pendant 1h30 ! Le monde continuera à tourner, ne t’inquiète pas.
• Sans mails – ferme ta boîte mail !

Oui, tu peux survivre sans répondre pendant 90 minutes 😄Et tu verras que tu n’as pas de problème de concentration, tu as juste des problèmes de distraction.

Milieu de journée

• Réunions utiles (pas celles où tu subis) c’est à dire : bien préparée, avec un timing adapté et ajusté et un plan d’action !
• Points collaborateurs – ou suivi d’activités

C’est aussi le moment de la pause déjeuner ! Et elle est très importante. Pour ta santé, pour tes relations. Arrête de penser que pour « bien travailler » il faut être assis à un bureau. Ces temps de pause sont aussi des temps de réflexion, de détente (et ça aide la qualité de la réflexion).

Fin de journée

La fatigue aidant, réserve cette fin de journée pour des tâches qui ne nécessitent pas trop de « bande passante ». Pour certains c’est le bon moment pour se plonger dans un dossier complexe. A chacun son énergie. C’est souvent un moment favorable pour gérer :

• Mails
• Suivi
• Ajustements

C’est aussi le moment de noter ce qui s’est bien passé dans la journée (pour reproduire la méthode, par exemple), ce qui mérite une modification, et comment l’appliquer demain, etc.

C’est le moment pour préparer la journée de demain. Et ça, c’est la meilleure façon pour prendre du recul, déconnecter vraiment une fois la porte du bureau fermée.

4. Le piège n°1 : être disponible tout le temps

S’il te plaît, arrête de croire ton cerveau qui te dit qu’être disponible c’est être utile. Ce n’est pas vrai. Quand tu deviens une machine au service des autres, malheureusement ton OUI perd de sa valeur.

Un manager trop disponible :

• empêche l’autonomie
• crée de la dépendance
• s’épuise et épuise son entourage (exemplarité foireuse …🥴)

L’exemplarité implique que tu fasses bien ce que tu as à faire. Si tu n’as pas assez de travail peut-être que ton équipe est sur staffée, et peut-être que tu es trop payé ? …

5. La règle des 3 priorités

Si tu veux optimiser tes journées, concentre toi sur L’ESSENTIEL.

Sur ce qui fera vraiment une différence, pas seulement à court terme.

Chaque jour, pose-toi cette question :

“Si je fais seulement 3 choses aujourd’hui, lesquelles ont le plus d’impact ?”

C’est le principe de Pareto (80/20) : 20% des actions = 80% des résultats

Tu as bien lu !!

20% des actions ciblées pour 80% de résultats.

Non seulement tu vas commencer à optimiser tes journées mais aussi à améliorer ta performance.

6. Le batching

Cela fonctionne dans tous les domaines pour améliorer la productivité. Tu en as sûrement entendu parler pour la préparation des repas : le batch cooking. Préparer en quelques heures les repas de la semaine !

Les 3 règles du batching :

 1. Bloque le créneau dans ton agenda – heure de début et heure de fin

 2. Anticipe les interruptions – ferme la porte – préviens que tu es indisponible pour 1h – éteins les notifications

 3. Regroupe les tâches similaires – fais du volume

Définis des durées précises pour chaque tâche.

7. Et si tu faisais moins… pour mieux manager ?

Un bon manager ne fait pas plus.
Il se concentre sur les sujets pour lesquels il est une vraie valeur ajoutée. Sinon il va faire des tâches pour lesquelles il est trop payé !

Savoir déléguer, savoir simplifier, savoir dire NON, savoir s’entourer et faire faire, voilà quelques clés qui participent de l’optimisation de tes journées.

Conclusion

Structurer ta journée, ce n’est pas être rigide.

C’est :
reprendre le contrôle
réduire la charge mentale
redevenir utile là où ça compte

Et surtout…

arrêter de finir tes journées en te demandant :
“Mais j’ai fait quoi aujourd’hui au juste ?”